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2014年10月31日

【プロジェクト会議のあり方・進め方】いつしか参加者が減っているがどうすれば良いか?

最初は、皆、気持ちが高揚しています。有志の方が集まり、会社を良くするために時間を割いて改善・改革をしようとされます。

ところが1ヶ月も経過すると参加者は半分以下ということがよくあります。最悪の場合は、そのまま自然消滅です。日々の業務が忙しく、プロジェクト会議に参加できないという方が増えてきます。

どうすれば上手く行きますかと相談があります。まず、会社からの指示・方針で進めているかどうかです。会社からの指示もないのに勝手に会議を開いていると続かないでしょう。どういう意図で、何をして欲しいのか、何を議論して欲しいのか、何を作って欲しいのかを明確にすることです。

それと中小企業の場合は、社長やトップが必ず同席することです。会議の場で会社の方針・方向性に合っているかどうかジャッジが必要だからです。任せておくと、会社が意図するものとは違う意見が上げってくるからです。こういう意見を出すために会議をしてもらっては困るというようなことが起こりますので注意して下さい。

期間も決めておくことです。ダラダラと日時を決めて行うのではなく、いついつまでに何を作るのかを決めて行うことです。さらに、あれもこれもと欲張らないこと。議論する課題を絞り込み、改善・改革を進めることが大事です。

成果・結果が出ると、テーマ・内容を変えて下さい。これを繰り返して行くのが理想的です。

それとリーダーも必要です。指示・チェックする人がいないとただの集まりになります。

また、愛社精神があり、本当に会社を良くしたいという方でないと続かないです。そのあたりのことも検討された方が良いです。参加するように指示されてもなぜ自分が参加しないといけないのかと思い、積極的に意見を出さない方がいるからです。

そうするとメンバーいなくなりますという会社もありますが、そういう時は参加者が少なくても幹部だけで良いと思います。同じ思いを持っている人でないと良い結果はでないでしょう。

ただ、集まって話し合いを持つだけではプロジェクト会議になっていません。そういうことを防ぐためにも召集をかける前から前準備をすることが大切です。

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posted by ノムリエ at 13:18| 世の中の変化と時流対応のヒント | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする