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2010年06月09日

【仕事ができる社会人へのステップ】日報は誰のために書くのか?

皆、日報を書いて下さい、提出して下さいというと露骨に嫌な顔をされます。今手持ちの仕事がいっぱいあるのに、日報なんて書く時間がないと顔に書いてあります。日報を書く時間を割いてでも業務をこなしたいと思っておられます。

私もその口でしたから、よくわかります。日報は意味があるのかなぁと思っていました。

しかし、社会人になり経験を積んで行くと、周りや外部の方々で成功されている方を見たり、話を聞いているとどうも違うのです。できる方ほど、日報を上手に使っておられます。

では、どういうふうに活用されているかと言いますと、まず1週間のスケジュールを日報にあらかじめ書きこまれます。変更や追加があったとしても今決まっているもの、自分がやりたいと思っている行動を書きます。

1日終われば、そこに修正や追加を記入して行きます。さらに、自分なりの仕事上のコツやノウハウ、次の活かし方など気の付いたことは欄外にでも書き込みます。そうすると日報用紙は真っ黒です。本人にしか読めないし、何を書いているのかわからない状態です。でもそれで良いと思います。

日報は会社に提出するため、上司に提出するためでしょうか?
できれば、自分のために書いて欲しいです。自分の営業成績を上げるためです。他人にわからない字や書き方であっても良いです。

スキルアップさせるための手段として活用すべきです。誰かに教えられる訳でもなく、このことに気付いた瞬間、成長するそうです。

毎日業務が終わったら1日の行動を書き込むのが日報ではないそうです。まず書ける範囲内で先のスケジュールを書き込むことです。理由は、スケジュールを頭に入れることと、その前準備を頭の中でするためだと思います。

1日単位で仕事を区切って行うこと自体おかしいです。それとできる方ほど、先が見えていて、先まで日程が書かれています。

そうすると、最終的には、日報用紙そのものも変えないといけないかもしれません。1日単位の日報用紙では、同じことです。

用紙サイズは大きくなっても最低1週間単位のスケジュールが書き込まれるものが理想です。

それと、仕事ができる部署ほど、日報の形体について議論をされたり、変更されています。

嫌々書くのはもう止めましょう!
日報は自分のために書いて下さい。会社や上司のためにではないです。
手帳の中のスケジュール管理と日報の管理が一体化するようになるとますます効率は上がります。

日報のあり方に疑問を感じるようになった時、次のステップが見えるのかもしれません。


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